Tin tức

Văn phòng công chứng Đỗ Trí Tín là một đơn vị thành viên trực thuộc MANH HUNG GROUP thực hiện các hoạt động công chứng, chứng thực các giấy tờ, hợp đồng, thỏa thuận.

Hôm nay văn phòng công chứng Đỗ Trí Tín phân tích về các điểm mới trong thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn nghị định 23/2015/NĐ-CP về việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký.

Ngày 03/3/2020, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 01/2020/TT-BTP, có hiệu lực từ ngày 20/4/2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Việc ban hành thông tư hướng dẫn có ý nghĩa trong việc tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc còn tồn động trong hoạt động bổ trợ tư pháp nói chung, cũng như trong lĩnh vực công chứng nói riêng, cụ thể là việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký mà tổ chức hành nghề công chứng được phép thực hiện theo quy định tại Điều 77 Luật Công chứng 2014.

Theo đó, có 5 điểm mới đáng chú ý nhất trong Thông tư 01/2020/TT-BTP, như sau: (1) Cách ghi số chứng thực; (2) Việc thu hồi, hủy bỏ văn bản đã chứng thực không đúng pháp luật; (3) Chứng thực bản sao từ bản chính; (4) Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; (5) Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân. Cụ thể như sau:

1. Cách ghi số chứng thực

Nếu như theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã hướng dẫn về số chứng thực, như: “Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước, không được ghi từ số 01. Đối với sổ được sử dụng tiếp cho năm sau thì trường hợp chứng thực đầu tiên của năm sau sẽ ghi bắt đầu từ số 01, không được lấy tiếp số thứ tự cuối cùng của năm trước”, thì tại Thông tư số 01/2020/TT-BTP (“Thông tư”) cách ghi số chứng thực được hướng dẫn một cách khá chi tiết xác định theo từng loại giấy tờ chứng thực, tạo điều kiện cho văn thư, cũng như đội ngũ chuyên viên nghiệp vụ tại tổ chức hành nghề công chứng có thể dễ dàng thực hiện trong quá trình thực hiện việc chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký trên giấy tờ, tài liệu, văn bản. Cụ thể, Điều 4 của Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết cách ghi số chứng thực như sau:

1. Số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ được chứng thực; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực;
2. Số chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản và chứng thực chữ ký người dịch là số chứng thực được ghi theo từng loại giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký; không lấy số chứng thực theo lượt người yêu cầu chứng thực;

Theo đó, số chứng thực được ghi dựa trên loại giấy tờ, tài liệu mà người yêu cầu chứng thực yêu cầu tổ chức hành nghề thực hiện, chứ không phải dựa trên lượt người yêu cầu chứng thực. Chẳng hạn, một yêu cầu chứng thực đối với 03 loại tài liệu giấy tờ khác nhau thì tổ chức thực hiện việc chứng thực ghi 03 số chứng thực khác nhau chứ không được ghi 01 số chứng thực cho cùng 03 loại giấy tờ, tài liệu mà người yêu cầu chứng thực cung cấp. Việc hướng dẫn chi tiết như vừa nêu mang ý nghĩa quan trọng, nhất là khi Nghị định 23/2015/NĐ-CP cho phép tổ chức hành nghề không thực hiện việc lưu trữ đối với hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính. Và do vậy, việc áp dụng ghi số chứng thực một cách thống nhất và chi tiết sẽ tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề dễ dàng trong việc tra cứu, thống kê cũng như báo cáo với cơ quan chủ quản có liên quan trong trường hợp cần thiết.

2. Về thu hồi, hủy bỏ văn bản đã chứng thực không đúng pháp luật

Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng như Thông tư 20/2015/TT-BTP chỉ quy định về giá trị pháp lý của văn bản được chứng thực mà không quy định việc thu hồi, hủy bỏ văn bản chứng thực không đúng pháp luật, đã gây những khó khăn cho các cơ quan, tổ chức hành nghề công chứng khi phát hiện việc chứng thực không đúng quy định pháp luật thì tại Thông tư số 01/2020/TT-BTP đã có sự bổ sung cụ thể vấn đề trên. Theo đó, tại Điều 7 của Thông tư quy định:

1. Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý.
2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
3. Người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình.
4. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật”.
Từ những quy định trên có thể thấy, Thông tư 01/2020/TT-BTP đã quy định thẩm quyền thu hồi, huỷ bỏ văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật cũng như cách thức thu hồi, huỷ bỏ đối với những văn bản chứng thực đó. Theo đó, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật. Đồng thời, việc thu hồi, huỷ bỏ phải được thực hiện đăng tải lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình. Tuy nhiên, Thông tư vẫn chưa có sự dự liệu đối với một số trường hợp sau: (1) Thẩm quyền và vai trò của tổ chức hành nghề công chứng như thế nào trong việc thu hồi, huỷ bỏ văn bản chứng thực không đúng quy định pháp luật vì dường như Thông tư không có sự đề cập nào đến tổ chức hành nghề công chứng – tổ chức có chức năng thực hiện việc chứng thực theo tinh thần của Điều 77 Luật Công chứng 2014. Như vậy Trưởng tổ chức hành nghề công chứng có quyền huỷ bỏ, thu hồi văn bản chứng thực không đúng quy định do tổ chức mình phát hành hay không? (2) Đối với những cơ quan, tổ chức không có trang thông tin điện tử thì việc công bố, đăng tải được thực hiện như thế nào nhất là những huyện, xã đồng bào miền núi, dân tộc thì cách thức trên có phù hợp hay không?
Thiết nghĩ để đảm bảo pháp luật được thực thi thống nhất trong việc thực hiện quy định nêu trên thì cơ quan thẩm quyền cần hướng dẫn về thẩm quyền huỷ bỏ, thu hồi văn bản chứng thực do các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.

3. Về chứng thực bản sao từ bản chính

Nhận thấy, Thông tư 01/2020/TT-BTP có quy định chi tiết trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính là: “Bản sao từ bản chính để chứng thực phải gồm đầy đủ số trang có thông tin của bản chính. Ví dụ: Chứng thực bản sao từ bản chính sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin về các thành viên có tên trong sổ; chứng thực hộ chiếu thì phải chụp cả trang bìa và toàn bộ các trang của hộ chiếu có ghi thông tin”. Việc hướng dẫn này là thuyết phục và phù hợp, đảm bảo cho việc chứng thực bảo sao từ bản chính được thực hiện một cách thống nhất giữa cơ quan hành chính nhà nước và tổ chức hành nghề công chứng, bởi một số cơ quan hành chính nhà nước yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính chỉ đối với trang mà người yêu cầu chứng thực có thông tin, tạo nên những sự bất đồng giữa các cơ quan, tổ chức với nhau.
Bên cạnh đó, Khoản 2 Điều 11 Thông tư 01/2020/TT-BTP có quy định cách thức xử lý trong trường hợp người yêu cầu chứng thực sử dụng bản chính bị tẩy xóa, thêm bớt, làm sai lệch nội dung, sử dụng giấy tờ giả hoặc bản sao có nội dung không đúng với bản chính. Và đây được xem là một điều khoản mở, tạo điều kiện cho cơ quan, tổ chức có cơ sở trong việc thu giữ những giấy tờ, tài liệu không đáp ứng yêu cầu luật định và có nguy cơ xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức và cá nhân khác, nhất là trong giai đoạn giấy tờ giả ngày càng tinh vi, gây ảnh hưởng không nhỏ đến sự an toàn của các chủ thể trong xã hội.

4. Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền theo quy định tại Khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Nếu như tại Khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định về việc chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền, cụ thể là: “Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản”. Từ quy định đó, có thể thấy việc chứng thực chữ ký đối với giấy uỷ quyền được thực hiện khi đồng thời xuất hiện 03 điều kiện luật định: (i) Ủy quyền không có thù lao; (ii) Không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và (iii) Không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. Một vấn đề được đặt ra từ chính điều kiện luật định mà Nghị định hướng dẫn thể hiện, chẳng hạn như: Không có nghĩa vụ được bồi thường của bên được uỷ quyền được hiểu như thế nào? Và theo quan điểm của người viết, tất cả các hành vi uỷ quyền trong cuộc sống nếu thực hiện không đúng đều mang tính chất bồi thường. Do vậy, điều kiện luật định được hiểu và áp dụng như thế nào trong trường hợp chứng nhận chữ ký trên giấy uỷ quyền vẫn chưa được hướng dẫn sáng tỏ bởi các văn bản quy phạm thực định có liên quan.
Tại Thông tư số 01/2020/TT-BTP, thay vì có sự hướng dẫn về điều kiện luật định như vừa nêu thì Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định trực tiếp chỉ một số trường hợp được chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền như: “Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền; Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp; Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa; Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội”. Và tại Khoản 3 Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định: “Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch”.
Có thể nhận thấy, việc quy định như cách thức thực hiện của Thông tư 01/2020/TT-BTP đã dẫn đến nhiều sự khó khăn trong việc chứng nhận chữ ký trên giấy uỷ quyền, cụ thể như sau:
1. Những sự việc phát sinh trong đời sống dân sự muôn hình, vạn trạng. Do vậy, việc Thông tư giới hạn chỉ những trường hợp nhất định mới được chứng nhận chữ ký trên giấy uỷ quyền có dẫn đến những khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục tư pháp cũng như thực hiện thủ tục hành chính của người yêu cầu chứng thực?
2. Việc chứng thực giấy uỷ quyền dưới tính chất là chứng thực hợp đồng, giao dịch (giấy uỷ quyền là một trường hợp được xem là hành vi pháp lý đơn phương), ngoài việc chứng nhận thêm thời gian, địa điểm tuyên bố ý chí của người uỷ quyền thì vẫn không có sự khác biệt đáng kể nào giữa chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền và chứng thực hợp đồng, giao dịch đối với giấy uỷ quyền. Trừ trường hợp công chứng giấy uỷ quyền khi mà công chứng viên phải chứng nhận luôn tính xác thực, tính hợp pháp về mặt nội dung của giấy uỷ quyền đó.

5. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân

Điều 15 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định: “1. Các quy định về chứng thực chữ ký tại Mục 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được áp dụng để chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Người thực hiện chứng thực không ghi bất kỳ nhận xét gì vào tờ khai lý lịch cá nhân, chỉ ghi lời chứng chứng thực theo mẫu quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân thì tuân theo pháp luật chuyên ngành; 2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Đối với những mục không có nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân thì phải gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực”.
Nhận thấy, Thông tư đã có sự hướng dẫn chi tiết đối với trường hợp chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân. Bởi, xuất phát từ một số cơ quan hành chính tại địa phương đã có sự chứng nhận không thống nhất, dẫn đến nhiều sự bất cập trong việc chứng nhận chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân. Chẳng hạn, một số địa phương xác nhận trực tiếp nội dung vào tờ khai lý lịch cá nhân đó, gây ảnh hưởng đến quá trình xin việc, cũng như học tập của cá nhân có liên quan. Việc chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân mang tính thuyết phục bởi một số lý do:
1. Tạo điều kiện cho những cá nhân tự cam đoan với nội dung về nhân thân, về quá trình học tập, công tác, tạo điều thuận lợi cho quá trình học tập, lao động của chính bản thân mình, đóng góp vào sự phát triển chung của xã hội;
2. Tạo điều kiện cho những cá nhân sinh sống, học tập và làm việc ở xa địa phương nơi mình cư trú được chứng thực trên tờ khai lý lịch cá nhân. Theo đó, thay vì chính cơ quan hành chính ở địa phương xác nhận thì giờ đây, việc chứng nhận chữ ký có thể thực hiện ở bất kỳ tổ chức có thẩm quyền nào, miễn phù hợp và thuận tiện cho chính cá nhân mình;
3. Việc chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân được hướng dẫn chi tiết, đồng thời không được xác nhận nội dung, tạo điều kiện cho việc thực hiện thống nhất giữa các cơ quan hành chính, tổ chức hành nghề đang hoạt động trên địa bàn cả nước.

Văn phòng công chứng Đỗ Trí Tín